Ο Δήμος Πάτρας και η Αντιδημαρχία Πολεοδομικού Σχεδιασμού Περιβάλλοντος & Δόμησης σας ενημερώνουν ότι:
Ολοκληρώθηκε η μεταφορά του Αρχείου της τέως Πολεοδομίας, με συντονιστή το Τμήμα Αρχείου & Γεωπληροφορικής της Δ/νσης Πολεοδομικού – Κυκλοφοριακού Σχεδιασμού & Δόμησης και με ίδια μέσα των Τεχνικών Υπηρεσιών του Δήμου (εργατοτεχνικό προσωπικό και φορτηγά οχήματα).
Πιο συγκεκριμένα, ολοκληρώθηκε η μεταφορά όλων των φακέλων των Οικοδομικών Αδειών, του λοιπού αρχείου (αλληλογραφία, πράξεις αναλογισμού, διορθωτικές πράξεις, τροποποιήσεις σχεδίου κλπ) και των υποδομών του (μεταλλικά ράφια, έπιπλα κλπ) τόσο από το κτίριο του Τμήματος Αδειών και Ελέγχου Δόμησης στην περιοχή Αρέθα, όσο και από το αρχείο που στεγαζόταν στο κτίριο της Δ/σης Μεταφορών της Περιφέρειας Δυτικής Ελλάδας, στην περιοχή Κουκούλι.
Το Αρχείο πλέον στεγάζεται στο κτίριο που βρίσκεται εντός του Παλαιού Λιμανιού, δίπλα στο κτίριο των ΚΕΠ.
Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι ο συνολικός αριθμός των φακέλων οικοδομικών αδειών που μεταφέρθηκαν είναι περίπου 62.600. Παράλληλα με τη μεταφορά, πραγματοποιήθηκε καταγραφή των φακέλων οικοδομικών αδειών, εντοπίστηκαν και καταγράφηκαν οι ελλείψεις (περί τους 4.200 φακέλους) και δημιουργήθηκε αντίστοιχο ηλεκτρονικό αρχείο (.xls).
Εκτός από τις οικοδομικές άδειες, μεταφέρθηκε και ένας μεγάλος όγκος εντύπων και φακέλων, που αφορούν την αλληλογραφία του Τμήματος Αδειών και Ελέγχου Δόμησης, καθώς και άλλα αρχεία (πράξεις αναλογισμού, διορθωτικές πράξεις, άδειες ΤΑΣ, Άδειες κινητής τηλεφωνίας, αυθαιρέτων κλπ.), για τα οποία γίνεται προσπάθεια να ολοκληρωθεί η αρχειοθέτηση τους όσο το δυνατόν ταχύτερα.
Αξίζει να σημειωθεί ότι καθ’ όλη τη διάρκεια της μεταφοράς, το Αρχείο της Υπηρεσίας λειτουργούσε απρόσκοπτα και αδιαλείπτως και εξυπηρετούσε με συνέπεια όλα τα αιτήματα των δημοτών, μηχανικών και Υπηρεσιών.
Παράλληλα, απαραίτητη προϋπόθεση για την ολοκλήρωση της διαδικασίας καταγραφής, καθώς και για την καλύτερη συνολικά λειτουργία του αρχείου και εξυπηρέτηση των δημοτών, είναι η μεταφορά και των στελεχών (φύλλων αδείας), των ευρετηρίων (Βιβλία καταχωρήσεων των αδειών ονομαστικά και με αύξουσα σειρά, ανά έτος) και των βιβλίων αλληλογραφίας της Υπηρεσίας, διαδικασία η οποία θα ολοκληρωθεί στο άμεσα προσεχές διάστημα.
Επιπλέον, το Τμήμα Αρχείου & Γεωπληροφορικής της Δ/νσης Πολεοδομικού – Κυκλοφοριακού Σχεδιασμού & Δόμησης έχει ξεκινήσει:
- τη σάρωση των στελεχών των αδειών και τη δημιουργία αντίστοιχων ηλεκτρονικών αρχείων,
- την ψηφιακή καταγραφή των ευρετηρίων
- την ψηφιακή καταγραφή μεγάλων θεματικών ενοτήτων υπό μορφή ευρετηρίου των φακέλων (π.χ. τροποποιήσεων, πράξεων αναλογισμού, φακέλων διατηρητέων κτισμάτων κλπ)
- την αποτύπωση και ηλεκτρονική καταγραφή των θέσεων των φακέλων στο χώρο του αρχείου και
- την παρακολούθηση και καταγραφή των στοιχείων (έγγραφα, σχέδια κλπ) που ζητούνται από κάθε φάκελο.
Για την διενέργεια όλων των παραπάνω εργασιών, την διαχείριση του αρχείου, την ολοκλήρωση του σημαντικού αυτού έργου που έχει ξεκινήσει και την συνολικά σωστή εν γένει λειτουργία του αρχείου, πρέπει να αναφερθεί ότι απαιτείται περισσότερο μόνιμο προσωπικό, κυρίως διοικητικών υπαλλήλων.
Αναφορικά με τη λειτουργία του Αρχείου από εδώ και στο εξής, σας ενημερώνουμε ότι:
· Το Αρχείο για την εξυπηρέτηση του κοινού θα λειτουργεί καθημερινά, από Δευτέρα έως και Παρασκευή, από 10.00π.μ. έως 13.00μ.μ. (Για λόγους αρχειοθέτησης και τακτοποίησης του λοιπού αρχείου στο ωράριο πλέον αυτού του χρονικού διαστήματος.)
· Σχέδια ή στοιχεία φακέλων θα δίνονται μόνο κατόπιν συμπλήρωσης του ειδικού εντύπου-αιτήσεως στο κεντρικό πρωτόκολλο του Δήμου (Μαιζώνος & Βότση) και μετά από σχετική όχληση του ενδιαφερόμενου στο Τμήμα Αρχείου & Γεωπληροφορικής.
· Οι αιτούντες θα εξυπηρετούνται με σειρά προτεραιότητας και αφού έχει περιέλθει η σχετική αίτηση στον αρμόδιο υπάλληλο του αρχείου, με γνώμονα βέβαια πάντα την κατά το δυνατό ταχύτερη εξυπηρέτηση των αιτούντων.
